Bài 3: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

0

1. Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:

1.1. Dạng chuỗi (Text)

–    Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.

–    Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số… khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán.

–    Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.

1.2. Dạng số (Number)

–    Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, – , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị  tiền  tệ  khác  tùy  thuộc  vào  việc  đặt  các  thông  số  quốc  tế  của Windows.

–    Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.

1.3. Dạng công thức (Formulas)

–   Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô.

Nếu thấy       Có thể là do:

####               Cột quá hẹp

Err:503          Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME?       Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A              Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time)

–    Trong cách trình bày dưới đây: DD là 2 con số chỉ ngày MM là 2 con số chỉ tháng YY là 2 con số chỉ năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi  (căn  sang  trái  ô)  và  ta  không  thể  dùng  kiểu  dữ  liệu  này  để  tính toán.

2. Các toán tử trong công thức

2.1. Toán tử số

  Phép toán Ví dụ
+ cộng 10 + 5 = 15
trừ 10 – 5 = 5
* nhân 10*5 = 50
/ chia 90/3 = 30
^ lũy thừa 3^2 = 9
% phần trăm 50%*600 = 300

 

Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân

chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.

2.2. Toán tử chuỗi

&        Nối chuỗi.

Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu được là: TinHọc

2.3. Toán tử so sánh

>                        Lớn hơn

<                          Nhỏ hơn

>=                       Lớn hơn hoặc bằng

<=                       Nhỏ hơn hoặc bằng

<>                       Khác

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).

3. Nhập dữ liệu

3.1. Dữ liệu bất kỳ

–    Đưa con trỏ về ô cần thiết.

–    Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.

–    Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+   Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.

+   Nhấn  một  phím  mũi  tên  để  đưa  con  trỏ  sang  ô  cần  thiết,  ví  dụ nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải.

+   Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái.

3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

  • Chuỗi số với bước nhảy là 1:

–    Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.

–    Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,…

  • Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

–    Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó.

–    Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4.

–    Đánh  dấu  khối  2  ô  này,  trỏ  chuột  vào  mốc  điền  cho  xuất  hiện  dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.10

Hình 10. Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

  • Chuỗi ngày tháng năm tăng:

–    Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.

–    Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.

–    Theo  mặc  định,  chuỗi  ngày  tháng  năm  sẽ  tăng  theo  ngày  với  bước nhảy là 1. Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+    Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo.

+   Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:11

Hình 11. Hộp hội thoại Fill Series

+   Trong phần Time unit chọn:

o Day:  để  tăng  theo  ngày,  ví  dụ:  16/05/2008,  17/05/2008, 18/05/2008,…

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008,   20/05/2008,…    (vì    ngày    17/05/2008    và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…

o Year:  để  tăng  theo  năm,  ví  dụ:  16/05/2008,  16/05/2009, 16/05/2010,…

+   Chọn bước nhảy tại ô Increment.

+   Nhấn nút <<OK>>.

  • Điền một danh sách tự tạo:

–    Nếu  danh  sách  này  chưa  có  thì  ta  phải  tạo  bằng  cách  vào  menu Tools\Options:12

Hình 12. Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Calc – Sort Lists

–    Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng.

–    Nhấn nút <<OK>>. Để sử dụng danh sách tự tạo:

–    Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.

–    Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên.

3.3. Dữ liệu kiểu công thức

–    Phải bắt đầu bởi dấu =.

–    Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức.

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương13

Hình 13. Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức

Cách thực hiện như sau:

–    Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

+   Đưa con trỏ về ô E2

+   Gõ dấu =

+   Trỏ chuột vào ô C2, nhấn chuột trái (hoặc gõ C2)

+   Gõ dấu *

+   Trỏ chuột vào ô D2, nhấn chuột trái (hoặc gõ D2)

+   Nhấn phím Enter.

–    Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7.

–    Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

+   Đưa con trỏ về ô E8.

+   Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím.

+   Nhấn phím Enter.

–    Tính tỷ lệ phần trăm lương của từng nhân viên so với tổng lương:

+   Đưa con trỏ về ô F2

+   Gõ dấu =

+   Trỏ chuột vào ô E2, nhấn chuột trái (hoặc gõ E2)

+   Gõ dấu /

+   Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8)

+   Nhấn phím Enter.

+   Để tính tỷ lệ phần trăm lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao chép công thức cho tới ô F7. Khi đó ta thấy tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo lỗi. Khi đưa con trỏ về ô F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối. Để báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn  phím  về  ngay  trước  ký  hiệu  E8,  nhấn  tổ  hợp  phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký hiệu đó.

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7

+   Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số. Sau khi tính toán ta có:14

Hình 14. Kết quả tính toán theo công thức

3.4. Công thức mảng

Ngoài công thức tương đối như trên, Calc còn cung cấp một phương tiện nhỏ gọn hơn, đó là mảng (array).

Mảng được dùng khi ta gặp phải một lượng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm được bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ).

–    Nhập công thức mảng (array formula):

+   Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+   Bước  2:  Khác  với  công  thức  tương  đối  (trong  ví  dụ  trên  là =C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7.

+   Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng.

–    Sửa một công thức mảng:

+   Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng.

4. Sửa, xóa dữ liệu

  • Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

–    Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.

–    Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.

  • Xóa

–    Chọn  ô  hoặc  miền  cần  xoá,  nhấn  phím  Delete,  sau  đó  nhấn  phím Enter.

5. Các thao tác với ô

5.1. Chọn ô

Trước khi đưa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và cột) muốn đưa dữ liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau hay không liền nhau.

  • Chọn một ô

Để  chọn  một  ô,  bạn  nhấn  chuột  vào  ô  đó.  Khi  một  ô  được  chọn,  một đường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.

  • Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột.

–    Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+   Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+   Nhấn và giữ chuột trái.

+   Di chuyển chuột.

+   Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột.

–    Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+   Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+   Giữ phím Shift.

+   Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn.

–    Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+   Chọn ô là một trong các góc của dải đó.

+   Giữ phím Shift.

+   Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.

  • Chọn nhiều ô không liền nhau

–    Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên.

–    Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo.

–    Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

–    Lặp lại các bước trên nếu cần.

  • Trường hợp đặc biệt:

–    Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3, 4,… , 65535, 65536.

–    Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B, C, D,… , IU, IV.

–    Chọn nhiều hàng hoặc cột:

+   Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

ƒ    Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm. Giữ phím Shift.  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.

+   Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

ƒ    Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.Giữ phím Ctrl. Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn.

–    Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính.15

Hình 15. Chọn toàn bộ trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ hp phím Ctrl+A.

5.2. Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ ra vị trí của ô hiện thời.

–    Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+   Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần lượt lên hoặc xuống.

+   Nhấn  phím  Tab  hoặc  tổ  hợp  phím  Shift+Tab  để  di  chuyển  lần lượt sang phải hoặc trái.

–    Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển theo hướng mũi tên.

–    Sử dụng phím Home, End, Page Up Page Down:

+   Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

+   Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ liệu.

+   Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.

+   Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.

+  Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong bảng tính.

Tổ hợp phím Kết quả
 

Æ

Sang phải một ô
 

Å

Sang trái một ô
 

Ç

Lên một ô
 

È

Xuống một ô
Ctrl+Æ Tới cột cuối cùng chứa dữ  liệu trong hàng đó hoặc tới cột IV
Ctrl+Å Tới  cột  đầu  tiên  chứa  dữ  liệu  trong  hàng  đó hoặc tới cột A
Ctrl+Ç Tới  hàng  đầu  tiên  chứa  dữ  liệu  trong  cột  đó hoặc tới dòng 1
Ctrl+È Tới  hàng  cuối cùng chứa dữ  liệu trong cột đó hoặc tới dòng 65536

 

Ctrl+Home Tới ô A1
Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu
Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)
Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)
Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh sách trang tính)
Ctrl+Page Up Dịch  một  trang  tính  sang  bên  trái  (trong  danh sách trang tính)
Tab Sang ô bên phải
Shift+Tab Sang ô bên trái
Enter Xuống một ô
Shift+Enter Lên một ô

 

Nhấn phím Alt+mũi tên để điều chỉnh kích thước của ô.

5.3. Cắt, sao chép và dán ô

Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vịtrí khác. Tính năng này được gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc lưu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu bị cắt được loại bỏ khỏi trang tính nhưng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác.

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích). Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển dữ  liệu  mà  cần  nhân  bản  dữ  liệu  đó,  chức năng  sao  chép  sẽ  thực  hiện điều đó.

  • Di chuyển dữ liệu:

–    Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển.

–    Vào  menu  Edit\Cut,  hoặc  nhấn  chuột  vào  biểu  tượng  Cut    trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

–    Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

–    Vào  menu  Edit\Paste,  hoặc  nhấn  chuột  vào  biểu  tượng  Paste   trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

  • Sao chép dữ liệu:

–    Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.

–    Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy  trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

–    Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

–    Vào  menu  Edit\Paste,  hoặc  nhấn  chuột  vào  biểu  tượng  Paste   trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Nguồn: Sưu tầm

 

Share.

About Author

Leave A Reply