Bài 4: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH ( tiếp)

0

6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột

  • Một cột / một hàng

–    Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thước sao cho xuất hiện         Screenshot (29), kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

 

–    Hàng:  Trỏ  chuột  vào  vạch  ngang  dưới  số  của  hàng  cần  điều  chỉnh kích thước sao cho xuất hiện  Screenshot (29) , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

  • Nhiều cột / nhiều hàng

–    Cột:

+   Chọn các cột cần điều chỉnh kích thước.

+   Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:16

Hình 16. Hộp hội thoại Column Widt

+   Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.

+   Nhấn nút <<OK>>.

–    Hàng:

+   Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước.

+   Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:17

Hình 17. Hộp hội thoại Row Height

+   Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.

+   Nhấn nút <<OK>>.

Bn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại  ô  cần  điều  chỉnh  kích  thước,  sau  đó  nhấn  phím  Alt+mũi  tên  theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.

6.2. Chèn ô, hàng và cột

Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đưa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện như sau:

–    Chèn ô:

+   Chọn  khối  là  các  ô  tại  vị  trí  cần  chèn,  cần  thêm  bao  nhiêu  ô  ta chọn bấy nhiêu.

+   Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:18

Hình 18.  Hộp hội thoại Insert Cells

+   Chọn Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc chọn Shift cells right để đẩy các ô được chọn sang phải.

+   Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

–    Chèn hàng:

+   Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,…) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+   Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được chọn xuống dưới.

–    Chèn cột:

+   Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,…) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+   Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống  và đẩy các cột được chọn sang phải.

Bn  cũng  có  thể  chèn  thêm  hàng  hoặc  cột  bằng  cách  vào  menu Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column.

6.3. Xóa ô, hàng và cột

–    Xóa ô:

+   Chọn các ô cần xóa.

+   Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:19

Hình 19. Hộp hội thoại Delete Cells

+   Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới.

+   Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

–    Xóa hàng:

+   Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, …) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+   Vào menu Edit\Delete Cells.

–    Xóa cột:

+   Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, …) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+   Vào menu Edit\Delete Cells.

Bn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách:

+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.

+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:F3, ta làm như sau:

–    Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)20

Hình 20. Ví dụ về chuyển cột thành hàng

–    Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy  trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

–    Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).

–    Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:21

Hình 21. Hộp hội thoại Paste Special

–    Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.

–    Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.

Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung).

6.5. Ẩn/hiện hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện như sau:

–    Ẩn các hàng, cột:

+   Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi.

+   Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide).

–    Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:

+   Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng  4,  5,  6  hiện  trở  lại,  ta  chọn  các  hàng  ở  ngay  trên  và  ngay dưới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và ngay sau chúng là cột B và cột F.

+   Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).

6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột

Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện như sau:

–    Cố định hàng:

+   Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định.

+   Vào menu Window\Freeze.

–    Cố định cột:

+   Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định.

+   Vào menu Window\Freeze.

–    Cố định cả hàng và cột:

+   Đưa  con  trỏ  về  ô  ngay  dưới  hàng  và  ngay  bên  phải  cột  cần  cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3.

+   Vào menu Window\Freeze.

–    Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích trước chức năng này.

7. Định dạng dữ liệu

7.1. Định dạng ký tự

  • Dùng thanh công cụ định dạng:22

Hình 22. Định dạng phông chữ

–    Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

–    Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name.

–    Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size.

–    Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân.

–    Chọn màu nền tại ô Background Color.

–    Chọn màu chữ tại ô Font Color.

  • Dùng menu:

–    Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

–    Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.23

Hình 23. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font

–    Chọn một kiểu chữ trong khung Font.

–    Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường.

–    Chọn một cỡ chữ trong khung Size.

–    Nhấn nút <<OK>>.

  • Dùng bàn phím:

–    Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

–    Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.

–    Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.

–    Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.

7.2. Định dạng số

–    Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh định dạng.

Số                 Dùng biểu tượng                                             Đổi thành

123  Điền dấu tiền tệ $123.00
0.156  Nhân với 100 và điền dấu % 15.60%
12.345  Lấy thêm một số thập phân 12.3450
12.345  Giảm đi một số thập phân 12.35

 

7.3. Canh biên (dóng hàng)

–    Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.

  • Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):24

Hình 24. Căn lề cho dữ liệu

Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:25

Hình 25. Căn chỉnh tiêu đề

–    Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA

–    Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng  để gộp ô.

–    Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ

–    Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng  để gộp ô.

–    Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
–    Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng  để gộp ô và biểu tượng   để căn giữa.

Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và

 

  • Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):

–    Vào menu Format\Cells.

–    Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.26

Hình 26. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment

–    Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

+   Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.

+   Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.

+   Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.

7.4. Kẻ khung

–    Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.

–    Nhấn chuột vào biểu tượng Border  trên thanh công cụ và chọn đường kẻ khung cần thiết.

hoc

–    Vào menu Format\Cells.

–    Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.27

Hình 27. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders

–    Chọn kiểu đường kẻ trong ô Style, màu của đường kẻ trong ô Color.

–    Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.

–    Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.

7.5. Tô màu nền

–    Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền.

–    Nhấn chuột vào biểu tượng Background Color  trên thanh công cụ và chọn màu nền cần thiết.

hoc

–    vào menu Format\Cells.

–    Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.28

Hình 28. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background

–    Chọn màu nền cần thiết.

–    Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận màu nền vừa chọn.

7.6. Định dạng tự động

Calc có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng bảng. Cách thực hiện như sau:

–    Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng.

–    Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:

29

Hình 29.  Hộp hội thoại AutoFormat

–    Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa của hộp hội thoại.

–    Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.

8. Đặt tên cho ô hoặc miền

Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau:

–    Tên dễ đọc, dễ nhớ.

–    Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên.

–    Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện.

Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dưới), \ (sổ chéo ngược), có

độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không được chứa dấu cách. Để dễ đọc, các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằng dấu _ (nối dưới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên.

8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay

Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:

  • Cách 1:

–    Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức.

–    Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.

–    Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn.

–    Nhấn phím Enter.

  • Cách 2:

–    Vào  menu  Insert\Names\Define,  hoặc  nhấn  tổ  hợp  phím  Ctrl+F3, xuất hiện hộp hội thoại:30

Hình 30.  Hộp hội thoại Define Names

–    Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.

–    Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.

–    Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Nếu  muốn  lấy  tên  của  ô  hoặc  miền  này  để  đặt  cho  ô  hoặc  miền  khác, trước hết phải xoá tên nó đi.

8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

–    Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng.

–    Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:31

Hình 31.  Hộp hội thoại Create Names

–    Tích chọn cách tạo tên mong muốn:

+   Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên.

+   Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên.

+   Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên.

+   Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên.

–    Nhấn nút <<OK>>.

8.3. Dán tên vào công thức

Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã được đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó. Cách thực hiện như sau:

–    Vào menu Insert\Names\Insert.

–    Chọn tên cần thiết trong danh sách.

–    Nhấn nút <<OK>>.

8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên

Bạn có thể đưa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên bằng cách sau:

–    Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức.

–    Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống.

Bn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó.

8.5. Xóa tên ô hoặc miền

–    Vào menu Insert\Names\Define.

–    Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách.

–    Nhấn nút <<Delete>>.

–    Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

–    Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

9. Ghi chú cho ô

Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn. Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia là tuyệt đối? …

  • Tạo ghi chú

–    Chọn ô cần tạo ghi chú.

–    Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú màu vàng.

–    Nhập ghi chú vào ô.

–    Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú.

  • Xem ghi chú

–    Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó. Bn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.

  • Sửa ghi chú

–    Chọn ô có ghi chú cần sửa.

–    Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú cho phép sửa.

–    Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó.

  • Xoá ghi chú

–    Chọn ô có ghi chú cần xoá.

–    Nhấn chuột phải chọn Delete Note.

10. Bảo vệ ô hoặc miền

Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện như sau:

–    Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ.

–    Vào menu Format\Cells.

–           Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection

Nguồn: Sưu tầm

Share.

About Author

Leave A Reply