Bài 1: LÀM QUEN VỚI CALC

0

1. Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

–    Cách 1: Nhấn  nút Start\Programs\OpenOffice.org 2.4\OpenOffice.org Calc.

–    Cách 2: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của phần mềm Calc nếu nhưnhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên  màn hình Desktop,…

–    Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất  trên  máy  tính  đang  làm  việc,  có  thể  chọn  Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định.

2. Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

1

Hình 1. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

–    Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số.

–    Thanh  trình  đơn  (Menu  Bar):  Chứa  các  lệnh  để  gọi  tới  các  chức năng  của  Calc  trong  khi  làm  việc.  Bạn  phải  dùng  chuột  để  mở  các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để  gọi nhanh tới các mục chọn.

–    Thanh  công  cụ  chuẩn  và  thanh  công  cụ  định  dạng  (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn.

–    Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh  công  thức.  Bạn  có  thể  sửa  nội  dung  của  ô  hiện  thời  tại  đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.

–    Thanh  thẻ  tên  trang  tính  (Sheet  Bar):  Hiển  thị  tên  của  các  trang tính.

–    Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính  hiện  thời  trên  tổng  số  trang  tính,  độ  thu  phóng  của  trang  tính, trạng thái phím Insert,…

–    Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C … AA, AB  đến  IV,  tổng  số  có  256  cột).  Ngoài  cùng  bên  trái  là  nút  chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.

–    Hàng  (Row):  Là  tập  hợp  các  ô  trong  trang  tính  theo  chiều  ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.

–    Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.

–    Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức.

3. Tạo một bảng tính mới

Làm việc  với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở  một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác  trong  bộ  OpenOffice.org,  ví  dụ,  mở  bảng  tính  từ  chương  trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

–    Vào menu File\New\Spreadsheet;

hoc

–    Nhấn chuột vào biểu tượng New  trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu  tượng  New  hoặc  nhấn  chuột  vào  mũi  tên  bên  phải  biểu  tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

hoc

–    Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới.

4. Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc.

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

–    Vào menu File\Save;

hoc

–    Nhấn chuột vào biểu tượng Save  trên thanh công cụ. Biểu tượng này sẽ có màu xám và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

hoc

–    Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính.2

Hình 2. Hộp hội thoại Save As

–    Chọn vị trí lưu bảng tính mới.

–    Đặt tên bảng tính tại ô File name.

–    Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save AsBn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Bảng tính sau khi đã thực hiện trên Calc được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là .ODS. Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

–    Vào menu File\Open;

hoc

–    Nhấn chuột vào biểu tượng Open  trên thanh công cụ;

hoc
–    Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

3

Hình 3. Hộp hội thoại Open

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc.

Bn  có  thể  mở  một  bảng  tính  đã  làm  việc  trước  đó  trong  menu File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org

6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi  không  muốn  làm việc  với  Calc  nữa, thực hiện  theo  một  trong  các cách sau:

–    Vào menu File\Exit;

hoc

–    Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

Nguồn: Sưu tầm

Share.

About Author

Leave A Reply