Bài 3 : SOẠN THẢO VĂN BẢN ( tiếp)

0

Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản

Để chèn chú thích cuối trang (Footnote) hoặc chú thích cuối văn bản (Endnote), bạn thực hiện một trong hai cách sau:

  • Cách 1:
  • Đưa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản.
  • Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị thanh công cụ Insert.
  • Khi thêm chú thích cuối trang:
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Footnote Directly trên thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối trang hiện thời.
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Endnote Directly trên thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối văn bản.24

Hình 24: Thanh công cụ Insert

  • Nhập nội dung chú thích vào khung Footer nơi cuối trang hoặc cuối văn bản.
  • Cách 2:
  • Đưa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản.
  • Vào menu Insert\Footnote, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Footnote:25

Hình 25: Hộp hội thoại Insert Footnote

  • Trong mục Numbering, chọn biểu tượng hiển thị chú thích là số tự động hay là ký tự đặc biệt.
  • Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu hiện cho phần chú thích cần thêm vào.
  • Character: Khi nhấn chuột vào biểu tượng , hộp hội thoại Special Characters xuất hiện, sau đó chọn một ký tự đặc biệt làm dấu hiệu cho chú thích cần thêm vào.
  • Trong mục Type:
  • Footnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối trang hiện thời.
  • Endnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối văn bản.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.

Kiểm tra lỗi chính tả

Để thực hiện việc kiểm tra lỗi chính tả cho văn bản, bạn có thể thực hiện các cách sau:

  • Vào menu Tools\Spellcheck, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Autospellcheck trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím F7.

Chức năng đánh dấu sự thay đổi

Chức năng đánh dấu sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi được gây ra đối với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi nào.

Ghi lại và hiển thị sự thay đổi

  • Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record.
  • Để hiển thị hoặc ẩn đi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show.
  • Để thêm lời giải thích cho những thay đổi đã được đánh dấu, đưa con trỏ đến vùng văn bản có đánh dấu sự thay đổi, sau đó vào menu Edit\Changes\Comment.
  • Để chấm dứt việc theo dõi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa.

Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích

  • Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or Reject Changes.26

Hình 26: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

  • Khi bạn chọn một thay đổi nào trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes, thì nội dung thay đổi được làm nổi bật trong tài liệu của bạn.
  • Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn thực hiện theo thay đổi đã chọn.
  • Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn.
  • Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản.
  • Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản.

Chèn chú ý vào văn bản

Để thêm một chú ý không có liên quan đến sự thay đổi đã được lưu giữ, bạn thực hiện như sau:

  • Đưa con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn thêm chú ý, vào menu Insert\Note, xuất hiện khung màu vàng bên lề phải cho phép bạn gõ chú ý của mình vào.27

Hình 27: Hộp hội thoại Insert Note

  • Để định dạng nội dung của chú ý:
    • Chọn nội dung cần định dạng.
    • Nhấn chuột phải, chọn Bold để in đậm, Italic để in nghiêng, Underline để gạch chân hoặc Strikethrough để gạch ngang nội dung đã chọn.
  • Để xóa chú ý:
    • Xóa 1 chú ý: Nhấn chọn chú ý cần xóa, nhấn chuột phải và chọn Delete Note.
    • Xóa tất cả chú ý không rõ nguồn gốc: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes by Unknown Author.
    • Xóa tất cả chú ý trong văn bản: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes.

Tạo và quản lý các Style

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lượt từng đoạn như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style.

Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng.

Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều đoạn văn bản khác nhau.

Tạo Style mới

Để tạo một Style mới hãy làm như sau:

  • Vào menu Format\Styles and Formatting hoặc nhấn phím F11, cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện:28

Hình 28: Cửa sổ Styles and Formating

  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng:
  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho đoạn văn .
  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho ký tự .
  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho khung .
  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho trang văn bản .
  • Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho danh sách .
  • Thêm mới Style:
  • Tại hộp hội thoại chức năng tạo kiểu định dạng đã chọn, nhấn chuột phải chọn New, hộp hội thoại thiết lập thông tin cho kiểu định dạng tương ứng xuất hiện:29

Hình 29: Hộp hội thoại Paragraph Style – Thẻ Organizer

  • Thẻ Organizer: Nhập tên cho Style mới vào mục Name. Ví dụ “Than_VB”.
  • Thẻ Font: Nhấn chọn thẻ này để định dạng phông chữ cho Styles.
  • Thẻ Tabs: Nhấn chọn thẻ này để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần).
  • Thẻ Borders: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần).
  • Thẻ Numbering: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số (nếu cần).
  • Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút <<OK>> để hoàn tất.
  • Sử dụng Style vừa tạo được:

Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng như Style “Than_VB” đã tạo được ở trên, hãy làm như sau:

  • Đặt con trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng.
  • Mở cửa sổ Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào Style “Than_VB”.

Điều chỉnh Style

  • Mở hộp hội thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần điều chỉnh ở danh sách Styles (ví dụ muốn sửa lại định dạng cho Style “Than_VB”).
  • Nhấn chuột phải vào Style, chọn Modify, hộp hội thoại Modify Style xuất hiện cho phép thay đổi lại định dạng của Style này.
  • Thay đổi các thông tin định dạng cho Style này như đã làm khi tạo Style mới.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc điều chỉnh Style.

Cách gán style bằng các phím tắt

Bạn có thể tạo các phím tắt để gán nhanh cho các style trong tài liệu của bạn. Một số phím tắt đã được tạo sẵn bởi hệ thống. Ví dụ: tổ hợp phím Ctrl+1 được gán cho style Heading 1, tổ hợp phím Ctrl+2 được gán cho style Heading 2. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các phím tắt này hoặc tạo phím tắt cho riêng mình.

Cách thực hiện như sau:

  • Vào menu Tools\Customize\Keyboard, xuất hiện hộp hội thoại Customize, chọn thẻ Keyboard.30

Hình 30: Hộp hội thoại Customize

  • Trong khung Shortcut keys, chọn tổ hợp phím tắt muốn gán, ví dụ: Ctrl+8.
  • Trong khung Functions, kéo thanh trượt tại ô Category xuống phía cuối danh sách và chọn Styles.
  • Trong khung Function, chọn Style được gán phím tắt, ví dụ: Style “Text body”.
  • Nhấn nút <<Modify>>, khi đó phím tắt Ctrl+8 sẽ xuất hiện trong khung Keys.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc gán phím tắt cho Style.

Xóa Style

  • Trong cửa sổ Styles and Formating, chọn Style muốn xóa.
  • Nhấn chuột phải và chọn Delete.
  • Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

Chỉ xóa được Style do người dùng tự tạo ra, không xóa được style của hệ thống.

Tạo Style cho các đề mục theo hình thức phân cấp

  • Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering.
  • Chọn thẻ Numbering.31

Hình 31: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Numbering

  • Chọn con số tương ứng cho đề mục trong phần Level. Ví dụ: số 1 tương ứng cho Heading 1, số 2 tương ứng cho Heading 2
  • Trong mục Numbering, nhấn chuột vào mũi tên bên phải phần Number và chọn hình thức đánh số, ví dụ: 1, 2, 3,…
  • Lần lượt chọn các cấp 2, 3, 4,… cho các Heading 2, 3, 4,…
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.

Thiết lập chế độ thụt dòng cho  các đề mục – Heading

  • Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering.
  • Chọn thẻ Position.32

Hình 32: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Position

  • Chọn giá trị thụt dòng cho các đề mục tương ứng trong phần Indent.
  • Tương tự chọn các cấp tương ứng trong phần Level cho các Heading khác và thiết lập giá trị trong phần Indent.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.

Tham khảo chéo

Trong khi soạn các tài liệu gồm nhiều chương, phần, mục… khác nhau, bạn có thể mong muốn người đọc xem nội dung của phần này và tham khảo tới phần khác để hiểu rõ hơn nội dung đó. Vậy làm thế nào để người đọc có thể chuyển nhanh tới phần cần tham khảo đó?

Chức năng tham khảo chéo cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Để chèn một tham khảo chéo, bạn thực hiện như sau:

  • Đặt chuột tại vị trí cần chèn tham khảo chéo, sau đó vào menu Insert\Cross-reference.
  • Trên hộp hội thoại Fields:
    • Tại mục Type: Lựa chọn loại của nội dung cần tham khảo tới. Ví dụ: Headings – Chọn tham khảo khảo tới những nội dung có Style là Heading,…
    • Tại mục Selection: Hiển thị những nội dung thuộc loại được chọn ở mục Type. Để tham khảo tới nội dung nào trong danh sách này, nhấn chọn nội dung đó.
    • Tại mục Insert reference to: Chọn cách chèn tham khảo chéo. Ví dụ: Page – Chèn trang của nội dung cần tham khảo chéo, Reference – Chèn chính nội dung cần tham khảo chéo vào văn bản,…
  • Nhấn nút <<Insert>> để thực hiện việc chèn tham khảo chéo.33

Hình 33: Chèn tham khảo chéo

Tham khảo chéo xuất hiện dưới dạng liên kết nhanh, cho phép bạn nhấn chuột vào đó để chuyển tới nội dung tham khảo chéo ngay lập tức.

Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tính năng Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc với một tài liệu có số lượng trang lớn.

Tìm kiếm văn bản

Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:

  • Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.
  • Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện:34

Hình 34: Hộp hội thoại Find & Replace

  • Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for. Ví dụ: Viet Nam.
  • Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm như sau:
  • Match case: tìm kiếm ký tự, từ hay cụm từ có phân biệt chữ hoa, chữ thường.
  • Whole words only: tìm kiếm từ hay cụm từ không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.
  • Nhấn nút <<Find>>, con trỏ sẽ tự động chạy đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.

Tìm và thay thế văn bản

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Cách thực hiện như sau:

  • Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện.
  • Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế.35

Hình 35: Hộp hội thoại Find & Replace

  • Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for, ví dụ: cụm từ cần tìm để thay thế ở đây là Viet Nam.
  • Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with, ví dụ: cụm từ sẽ thay thế ở đây là Việt Nam.
  • Nhấn nút <<Find>> để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể nhấn nút <<Replace>> để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ mới đã chỉ định ở mục Replace with, hoặc nhấn nút <<Replace All>>, Writer sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định.

Tính năng AutoCorrect

Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó.

Thêm một từ viết tắt

Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

  • Vào menu Tools\AutoCorrect, hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện.
  • Chọn thẻ Replace.36

Hình 36: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Replace

  • Tại ô Replace, thêm từ muốn thay thế. Ví dụ: TTPTPM.
  • Tại ô With, thêm từ cần thay thế. Ví dụ: từ cần thay thế bằng từ viết tắt TTPTPMTrung tâm Phát triển Phần mềm.
  • Nhấn nút <<New>> để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer.
  • Nhấn nút <<OK>>.

Xoá đi một từ viết tắt

Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

  • Vào menu Tools\AutoCorrect, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect.
  • Chọn thẻ Replace.
  • Tìm từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào ô Replace.
  • Nhấn nút <<Delete>> để xóa cụm từ viết tắt này.

Tính năng hoàn thành từ – Word Completion

Nếu tính năng hoàn thành từ được kích hoạt, Writer sẽ đoán từ mà bạn đang định gõ vào và đưa ra gợi ý cho từ đó. Để chấp nhận gợi ý được đưa ra nhấn phím Enter, nếu không bạn tiếp tục gõ từ đó.

  • Bạn có thể tùy chọn chức năng hoàn thành từ bằng cách vào menu Tools\Autocorrect\Word Completion, xuất hiện hộp hội thoại sau:37

Hình 37: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Word Completion

  • Thiết lập các thông số trong hộp hội thoại AutoCorrect
  • Tích chọn mục Enable word completion để sử dụng tính năng hoàn thành từ.
  • Tích chọn Append space để thêm khoảng trắng tự động sau từ được chấp nhận.
  • Tích chọn Show as tip để hiện các từ được gợi ý như thủ thuật.
  • Thay đổi phím xác nhận gợi ý Hoàn thành từ của Writer trong mục Accept with.
  • Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận thiết lập.

Chèn ký tự đặc biệt

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như: ╖ √ ╬ © £, …. Với tính năng Special Characters của Writer sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản.

  • Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt.
  • Vào menu Insert\Special Characters, hộp hội thoại Special Characters xuất hiện:38

Hình 38: Hộp hội thoại  Special Characters

  • Chọn ký tự cần chèn bằng cách bấm đúp chuột vào biểu tượng của ký tự đó hoặc nhấn vào ký tự cần chèn rồi nhấn nút <<OK>>.
  • Nguonf: Sưu tầm
Share.

About Author

Leave A Reply