Bài 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN

0

Một số thao tác soạn thảo cơ bản

Nhập văn bản

  • Sử dụng bộ gõ tiếng Việt:

Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Hiện nay có hai cách gõ tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam.

Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm.

Bạn sẽ gõ được tiếng Việt sau khi đã cài bộ gõ Unikey và kiểu gõ phải là tiếng Việt với biểu tượng . Nếu biểu tượng xuất hiện là (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột vào biểu tượng đó để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt.

  • Sử dụng bàn phím:

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là:

  • Các phím ký tự a, b, c, .. , z.
  • Các phím số từ 0 đến 9.
  • Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }…
  • Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu.
  • Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường.
  • Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản.
  • Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab.
  • Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách.
  • Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu.
  • Sử dụng phím Page Up Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình.
  • Sử dụng phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản.
  • Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ.
  • Sử dụng phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ.

Thao tác trên khối văn bản

Di chuyển trong tài liệu

  • Dùng chuột:
  • Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn.
  • Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến.
  • Sử dụng phím:
  • Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên.
  • Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím HomeEnd.
  • Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down.
  • Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home hoặc Ctrl+End.
  • Phóng to, thu nhỏ tài liệu:
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Zoom trên thanh công cụ rồi chọn phần trăm thích hợp, hoặc kéo thanh trượt trên thanh Zoom tại góc dưới bên phải màn hình.7

       Hình 7: Thanh Zoom

Hiệu chỉnh văn bản

  • Chọn văn bản:
  • Chọn một khối văn bản tùy ý: Nhấn giữ và kéo chuột qua khối văn bản đó.
  • Chọn một hình: Nhấn chuột vào hình đó.
  • Chọn nhiều dòng: Nhấn giữ và kéo chuột tại vùng của các dòng.
  • Chọn một đoạn: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của đoạn văn muốn chọn.
  • Chọn toàn bộ văn bản: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của văn bản, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.
  • Xóa văn bản, hình ảnh:
  • Chọn văn bản hoặc hình ảnh muốn xóa rồi nhấn Delete.
  • Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại:
  • Để chuyển chữ in thường thành chữ in hoa, vào menu Format\Change Case\Uppercase.
  • Để chuyển chữ in hoa thành chữ in thường, vào menu Formar\Change Case\Lowercase.
  • Chức năng UndoRedo:
  • Để hủy bỏ thao tác vừa làm để trở lại tình trạng trước đó: Nhấn chọn biểu tượng Undo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z.
  • Để trở lại tình trạng văn bản vừa mới hủy bỏ: Nhấn chọn biểu tượng Redo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y.
  • Di chuyển và sao chép bằng cách kéo thả:
  • Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép (thông tin chi tiết xem phần chọn văn bản trang 15).
  • Di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng vừa chọn, nhấn giữ chuột trái cho đến khi xuất hiện mũi tên rỗng hướng trái thì kéo chuột đến vị trí mới rồi thả ra (Trong trường hợp sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl trước khi thả chuột tại vị trí muốn sao chép tới).
  • Di chuyển và sao chép vùng đệm (Clipboard):
  • Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép.
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. (Trong trường hợp sao chép thì nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C).
  • Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn dán rồi nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Các kỹ năng định dạng văn bản

Định dạng ký tự

  • Cách 1:
  • Chọn khối văn bản muốn định dạng.
  • Nhấn chọn các biểu tượng định dạng ký tự mong muốn trên thanh công cụ định dạng.
  • Font : Nhấn vào mũi tên bên phải của hộp này để chọn phông chữ.
  • Size : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp này để chọn cỡ chữ.
  • Bold : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in đậm ký tự.
  • Italic : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in nghiêng ký tự.
  • Underline : Nhấn chuột vào biểu tượng này để gạch chân ký tự.
  • Cách 2:
  • Chọn khối văn bản muốn định dạng.
  • Vào menu Format\Character, xuất hiện hộp hội thoại sau:8

Hình 8: Hộp hội thoại Characters – Thẻ Font

  • Nhấn chọn thẻ Font.
  • Chọn phông chữ ở trong hộp Font.
  • Chọn cỡ chữ trong hộp Size.
  • Chọn kiểu hiển thị ký tự trong hộp Typeface.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự cho đoạn văn bản đã chọn.

Sao chép định dạng

  • Chọn đoạn văn bản mẫu.
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Format Paintbrush trên thanh công cụ.
  • Khi đó con trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn bản mới và nhấn chuột.

Thay đổi định dạng mặc định

  • Chọn đoạn văn bản cần thay đổi định dạng.
  • Vào menu Format\Character.
  • Chọn định dạng rồi nhấn nút <<OK>>.

Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

  • Chọn đoạn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.
  • Vào menu Format\Character\Position, xuất hiện hộp hội thoại sau:9

  Hình 9: Hộp hội thoại Character – Thẻ Position

  • Chọn khoảng cách giữa các ký tự trong hộp Spacing:
  • Default: Khoảng cách giữa các ký tự ở mức bình thường theo mặc định của hệ thống.
  • Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tự.
  • Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tự.
  • Chọn vị trí của ký tự so với dòng (lên hoặc xuống) tại mục Position.
  • Normal: Bình thường.
  • Superscript: Ký tự được nâng lên phía bên trên dòng một khoảng cách nào đó.
  • Subscript: Ký tự được hạ thấp xuống bên dưới dòng một khoảng cách nào đó.

Khi chọn Superscript hoặc Subscript bạn có thể điều chỉnh:

  • Khoảng cách nâng lên hay hạ xuống của ký tự so với dòng trong hộp Raise/lower by.
  • Kích thước lớn hay nhỏ của các ký tự nâng lên hay hạ xuống trong hộp Relative font size.
  • Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập trên.

Chọn màu chữ

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau:

  • Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự.
  • Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Font color  trên thanh công cụ, khi đó sẽ xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn.10

Hình 10: Hộp hội thoại màu phông chữ – Font color

Tô nền văn bản

  • Cách 1:
  • Chọn đoạn văn bản cần tô nền.
  • Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau:11

 Hình 11: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph

  • Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic:
  • Color: Chọn màu trong bảng màu tại khung Background color để làm nền cho đoạn văn bản.
  • Graphic: Chọn hình từ bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản. Sau khi chọn Graphic sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:12

 Hình 12: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph

  • Trong phần File, nhấn chuột vào nút <<Browse>> để chọn đường dẫn tới thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản.
  • Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản:
    • Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn văn bản.
    • Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn văn bản.
    • Chọn Tile nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói, không gian văn bản đủ rộng để chứa được bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy nhiêu hình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục này.
  • Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận nền văn bản đã chọn.
  • Cách 2:

Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau:

  • Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền.
  • Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Background color trên thanh công cụ. Một bảng màu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa:13

Hình 13: Cửa sổ màu nền – Background Color

  • Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng.

Định dạng đoạn văn bản

Căn chỉnh lề

Sử dụng hộp hội thoại định dạng

  • Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
  • Vào menu Format\Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại sau:

 14Hình 14: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing

  • Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập các thông tin sau:
  • Before text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề trái.
  • After text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề phải.
  • First line: Chọn khoảng cách thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn.
  • Nhấn chọn thẻ Alignment:
  • Tại khung Options, chọn:
    • Left: Căn văn bản về bên trái.
    • Right: Căn văn bản về bên phải.
    • Center: Căn văn bản vào giữa.
    • Justified: Căn đều hai bên.
  • Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text:
    • Automatic: Tự động.
    • Baseline: Đường thẳng cơ bản.
    • Top: Phía trên.
    • Middle: Khoảng giữa.
    • Bottom: Phía dưới.
  • Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập.

Sử dụng thanh công cụ và thước15

Hình 15: Thước trong Writer

  • Căn văn bản:
  • Chọn văn bản.
  • Trên thanh công cụ, nhấn chuột vào biểu tượng Align Left để căn trái, Align Right để căn phải, Centered để căn giữa, Justified để căn đều hai bên.
  • Khoảng cách cho lề trái, lề phải:
  • Nhấn giữ chuột và kéo lề trên thanh thước kẻ.
  • Một số phím tắt:
  • Căn trái: Ctrl+L
  • Căn giữa: Ctrl+E
  • Căn phải: Ctrl+R
  • Căn đều hai bên: Ctrl+J

Thiết lập Bullets and Numbering

Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer.

Thiết lập Bullets

Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây:

  • Chọn đoạn văn bản muốn tạo ký hiệu đầu đoạn.
  • Vào menu Format\Bullets and Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering:16

Hình 16: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets

  • Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập.
  • Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics.17

    Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics

  • Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác như sau:
  • Chọn thẻ Options.18

     Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options

  • Thiết lập các tùy chọn về việc đánh dấu đầu dòng như mong muốn.
  • Nhấn nút <<OK>> nếu muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập.
  • Nhấn nút <<Remove>> nếu không muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập.
  • Nhấn nút <<Reset>> nếu muốn trở lại định dạng ban đầu.

Thiết lập Numbering

Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác như sau:

  • Chọn đoạn văn bản muốn đánh số.
  • Vào menu Format\Bullets and Numbering.
  • Chọn thẻ Numbering type như hình sau:19

Hình 19: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type

  • Thiết lập các thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbering type.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc đánh số chỉ mục với những thông tin vừa thiết lập.

Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

  • Đặt các điểm canh cột – Tab:

Theo ngầm định các điểm canh cột được đặt cách nhau 0.5 inches (1,27 cm) bắt đầu từ lề.

  • Các loại Tab:
  • Left tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên trái của Tab và di chuyển dần về bên phải.
  • Right tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên phải của Tab và di chuyển dần về bên trái.
  • Center tab : Nội dung gõ vào sẽ giãn đều ra hai bên của Tab.
  • Decimal tab: Tab thập phân – Nếu nội dung gõ là text thì nội dung gõ vào sẽ dịch chuyển sang bên trái. Nếu nội dung gõ vào có dấu chấm thập phân thì dấu thập phân đó sẽ được đặt vào vị trí trung tâm của điểm dừng Tab.
  • Cách đặt Tab:
  • Nhấn chuột vào biểu tượng Tab Alignment nằm bên trái thước ngang cho đến khi nào chọn được loại Tab cần sử dụng.20

Hình 20: Biểu tượng Tab

  • Trên thanh thước kẻ nhấn chuột tại vị trí muốn đặt Tab.
  • Muốn thiết lập các thông tin cho các điểm dừng Tab, vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Tabs.21

Hình 21: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs

  • Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu.
  • Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt.
  • Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu.
  • Nhấn nút <<New>>.
  • Nhấn nút <<OK>>.

Soạn thảo công thức toán học

Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

  • Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu.
  • Vào menu Insert\Object\Formula.
  • Tiến hành nhâp công thức cần thiết.

Chia văn bản thành nhiều cột

OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí).

Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ,… giống như thao tác trên các trang tài liệu thông thường.

  • Chọn vùng văn bản muốn chia cột.
  • Vào menu Format\Columns, xuất hiện hộp hội thoại Columns:22

    Hình 22: Hộp hội thoại Columns

  • Thiết lập các thông số cho hộp hội thoại Columns với các định dạng tương tự như hình vẽ mô tả.
  • Đánh số lượng cột cần chia vùng văn bản vào ô Columns hoặc có thể chọn các hình có sẵn.
  • Chọn độ rộng của các cột văn bản cần chia trong hộp hội thoại Width.
  • Chọn độ rộng giãn cách giữa các cột trong hộp hội thoại Spacing.
  • Chọn đường kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu đường phân cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tương ứng trong hộp Height và hộp Position.
  • Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập.

Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn văn bản.

Cách tạo

  • Đặt con trỏ tại đoạn văn muốn tạo chữ cái lớn – Drop Caps.
  • Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps.23

Hình 23: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps

  • Thiết lập các thông số cho chữ lớn này:
  • Trong khung Settings:
    • Đánh dấu vào mục Display drop caps.
    • Chọn số ký tự cần in lớn trong hộp Number of characters.
    • Chọn chiều cao của chữ cần in lớn trong hộp Line.
  • Trong khung Contents:
    • Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn
    • Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ được in lớn
  • Nhấn nút <<OK>> để hoàn tất việc thiết lập các định dạng cho kiểu chữ in lớn.

Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn

  • Chọn chữ cái lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa.
  • Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps.
  • Thay đổi các thông số định dạng về chữ cái lớn cần sửa.
  • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa với những thông tin vừa mới thiết lập.

Nguồn: Sưu tầm

Share.

About Author

Leave A Reply