Bài 9: Định dạng, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu

0

I/ Định dạng dữ liệu

1. Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Để định dạng dữ liệu cho Sheet bằng thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm tới Tab Home, gồm các nhóm lệnh như Clipboard, Font, Alignment và Number.image462

– Clipboard: Đã trình bày các phần trước, bao gồm các lệnh cắt dán dữ liệu.

– Font: Bao gồm các lệnh định dạng Font chữ cho nội dung các Cell, để thực bạn chọn Cell hoặc nhóm Cell cần định dạng Font chữ, sau đó có thể thao tác với các lệnh sau đây:

+  Font: Chọn kiểu font chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải của biểu tượng này. Danh sách xuất hiện bạn chọn tới Font chữ cần thiết lập.

+  Font Size: Chọn cỡ chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Danh sách xuất hiện nhấp chọn cỡ chữ cần thiết lập.

+  Increase font size: Tăng Font chữ lên một đơn vị.

+  Decrease font size: Giảm Font chữ đi một đơn vị.

+  Bold: Thiết lập chữ đậm

+  Italic: Thiết lập chữ nghiêng.

+  Underline: Thiết lập chữ gạch chân

+  Borders: Để vẽ đường viền cho bảng tính bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Một danh sách kiểu Border xuất hiện như hình dưới đây:

Nếu để ý bạn sẽ thấy ở mỗi kiểu Border đều có hình ảnh mô tả, ví như kẻ mình bên trái, mình bên phải, hay khung ngoài cùng hoặc toàn bộ vùng chọn,… Tùy từng trường hợp cụ thể bạn nhấp chọn mẫu phù hợp, nếu vẫn chưa hài lòng với danh sách này bạn có thể nhấp chọn mục More borders. Hộp thoại Format Cells xuất hiện và trỏ tới Tab Border như hình dưới đây:image485

Trong cửa sổ này bạn có thể tùy chỉnh cách kẻ khung cho bảng tính ngoài ra bạn còn có thể thay đổi mầu cho các đường kẻ.

+  Fill color: Thiết lập mầu mềm cho nhóm Cell hiện thời, để thực hiện bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu như mô tả hoặc nhấp mũi tên bên phải của biểu tượng. Hộp mầu xuất hiện bạn chọn nhấp chọn mầu cần thiết lập.

+ Font color: Thiết lập mầu chữ cho nội dung nhóm Cell hiện thời, cách làm tương tự như phần trên.

– Alignment: Căn chỉnh nội dung trong các Cell

+  Top Align: Căn nội dung bắt đầu từ định của Cell

+  Middle Align: Căn nội dung vào giữa Cell (tính theo chiều dọc)

+  Bottom Align: Căn nội dung dưới đáy của Cell

+  Orientation: Xoay chiều nội dung trong Cellimage500

Nhấp chọn biểu tượng này một danh sách xuất hiện bạn có thể xoay chiều cho nội dung theo những hình ảnh mô tả của từng lệnh.

+  Wrap text: Chọn lệnh này nội dung của Cell sẽ tự tràn khi vượt quá độ rộng của Cell.

+  Align Text Left: Căn nội dung theo lề trái của Cell.

+  Align Text Center: Căn nội dung vào giữa Cell (theo chiều ngang)

+  Align Text Right: Căn nội dung theo lề phải của Cell

+  Decrease Indent: Giảm độ rộng của lề cho nội dung trong Cell

+  Increase Indent: Tăng độ rộng của lề cho nội dung trong Cell

+  Merge: Gộp các ô lại với nhau, nhấp chọn biểu tượng này bạn sẽ có 4 lựa chọn gộp Cell như hình dưới đây:

– Number: Sử dụng nhóm lệnh này để định dạng dữ liệu dạng số

+  Number Format: Kiểu định dạng, bạn nhấp chọn biểu tượng này một danh sách các kiểu định dạng sẽ xuất hiện như hình dưới đây:image516

Bạn có thể chọn tới một kiểu định dạng bất kỳ như kiểu tiền tệ, kiểu phần trăm, hay kiểu số thông thường,…

+  Accounting number format: Định dạng dữ liệu số kiểu dữ liệu kế toán, để thực hiện bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, một danh sách liệt kê xuất hiện như hình dưới đây:image520

Nếu không ưng ý với những mẫu có sẵn bạn có thể nhấp chọn mục More Accouting Formats…

Trong hộp thoại Format Cells bạn có thể có thêm lựa chọn về kiểu định dạng Accouting.

+  Percen style: Nhấp chọn biểu tượng này để định dạng dữ liệu kiểu phần trăm.

+  Comma Style: Luôn định dạng số dở dạng số thực với hai số sau dấy phẩy.

+  Indcrease decimal: Tăng số chữ số sau dấy phẩy.

+ Decrease decimal: Giảm số chữ số sau dấy phẩy.

2.  Sử dụng hộp thoại Format Cells

Chọn ô hoặc nhóm ô cần định dạng, nhấp chuột phải chọn Format Cells… Hộp thoại Format Cells xuất hiện như hình dưới đây:image536

– Trong Tab Number cho phép bạn định dạng kiểu hiển thị dữ liệu. Tương ứng với kiểu dữ liệu mà bạn chọn trong danh sách Category, các thuộc tính sẽ xuất hiện ở phần chính của màn hình. Các thuộc tính này thay đổi tùy thuộc vào kiểu định dạng mà bạn đã chọn.

– Tab Alignment: Chứa các lệnh căn lề cho nội dung trong Cell.image538

+ Horizontal: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều ngang, có thể là căn trái, căn phải, ở giữa hay dàn đều,….image540

+ Vertical: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều dọc, có thể là trên đỉnh, dưới đáy, hay ở giữa.image542

+ Indent: Bạn nhấp vào khoảng cách lề cho nội dung trong Cell

+ Wrap text: Tích chọn mục này nếu nội dung vượt quá độ rộng của Cell sẽ được đẩy xuống dòng dưới.

+ Merger Cells: Tích chọn mục này nếu muốn gộp các Cell lại với nhau.

+ Orientation: Xoay nội dung trong Cell bằng cách nhập giá trị vào ô Degrees.

– Tab Font: Thiết lập Font chữ cho nội dung các Cell.

+ Font: Danh sách các Font có trong hệ thống máy tính

+ Font style: Kiểu Font có thể là nghiêng, đậm hoặc bình thường.

+ Size: Cỡ chữ

+ Underline: Chọn kiểu chữ gạch chân.

+ Color: Mầu chữ

+ Effects: Tích chọn các mục này để tạo các hiệu ứng cho chữ.

– Border: Kẻ khung cho bảng tính

+ Style: Chọn kiểu đường kẻ khung cho bảng tính

+ Color: Chọn mầu cho đường kẻ.

+ Presets: Có 3 lựa chọn là không kẻ khung, kẻ viền ngoài cùng và kẻ tất cả các đường chi tiết.

+ Border: Các tùy chọn khác về kẻ khung, ví dụ chỉ kẻ nét trên, dưới hoặc chéo,…

– Fill: Thiết lập mầu nền cho Cell

+ Background Color: Chọn mầu nền cho Cell

+ Pattern Color: Mầu mẫu

+ Pattern Style: Kiểu của mẫu

– Protection: Khóa hoặc ẩn các Cell

II/  Tìm kiếm dữ liệu

Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu trên Sheet Excel theo các bước sau đây:

Bước 1: Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.

Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home tìm tới nhóm lệnh Editing.image550

Trong nhóm lệnh này bạn nhấp chọn mục Find & Select, một danh sách xuất hiện như hình dưới đây, bạn chọn tới mục Find…image552

Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Bằng một trong hai cách trên hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới đây:image554

Hãy tìm hiểu các chức năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó một cách dễ dàng, đầu tiên bạn hãy nhấp chọn nút Options >> để mở rộng hộp thoại.image556

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính.

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột.

+ Look in:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.

Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.

+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What.

+ Find All: Tìm kiếm tất cả.

+ Find Next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.

Bước 3: Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.

Bước 4: Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.

Bước 5: Nhấp Close để đóng hộp thoại.

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu hiện có trong file của bạn. Các bước thực hiện như sau:image551

Bước 1: Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.

Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home, tìm tới nhóm lệnh Editing.

Trong nhóm lệnh này bạn nhấp chọn mục Find & Select, một danh sách xuất hiện như hình dưới đây, bạn chọn tới mục Replace…image559

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn xác lập.image557

+ Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.

+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột.

+ Look in: Có ba chức năng sau:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.

Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường.

+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with.

+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.

+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.

+ Find All: Tìm tất cả.

+ Find Next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế.

Bước 3: Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.

Bước 4: Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay .

Bước 5: Nhấp Close để đóng hộp thoại.

III.  Sắp xếp và lọc dữ liệu

1. Sắp xếp dữ liệu

Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp chọn vào cột cần sắp xếp trong vùng dữ liệu. Giả sử chúng ta có bảng số liệu dưới đây:image560

Yêu cầu cần sắp xếp theo Họ tên bạn nhấp chọn vào ô bất kỳ trong cột này.

Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data sau đó tìm tới nhóm Sort & Filterimage562

Trong nhóm này bạn có thể chọn biểu tượng Sort A to Z để sắp xếp dữ liệu giảm dần, hoặc chọn biểu tượng Sort Z to A để sắp xếp dữ liệu tăng dần. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn nút Custum  Sort để có nhiều tùy chọn sắp xếp hơn.image564

Để bổ xung các điều kiện sắp xếp bạn nhấp chọn nút Add Level sau đó chọn trường cần lọc trong ô Sort By tiếp theo là kiểu sắp xếp trong ô Order.image566

2. Lọc dữ liệu

Lọc là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với dữ liệu trong vùng dữ liệu được chọn. Vùng dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường. Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn.

Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác.

Lọc tự động bằng AutoFilter

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Các bước thực hiện như sau:

– Chọn tới vùng dữ liệu cần lọc

– Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter. Khi đó trên vùng dữ liệu ở dòng đầu tiên mỗi ô sẽ xuất hiện một biểu tượng hình tam giác nhỏ phía góc phải.image568

– Bây giờ muốn lọc theo cột nào bạn nhấp chọn biểu tượng hình tam giác ở cột đó. Một danh sách xuất hiện trong menu nhanh như hình dưới đây:image570

+ Sort A to Z: Sắp xếp dữ liệu tăng dần

+ Sort Z to A: Sắp xếp dữ liệu giảm dần

+ Sort by Color: Sắp xếp dữ liệu theo mầu nền của Cell.image572

Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để sắp xếp dữ liệu theo mầu đó.

+ Filter by Color: Lọc dữ liệu theo mầu nền của Cellimage575

Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để lọc dữ liệu theo mầu đó.

Giả sử chúng ta chọn mầu vàng như hình trên kết quả sẽ được như hình dưới đây:image576

Lưu ý:

+ Trong trường hợp bạn muốn lọc ra những Cell không có mầu nền bạn chọn mục No Fill.

+ Nếu muốn hủy giá trị lọc bạn nhấp chọn lại mục đã được đánh dấu lọc trước đó.image578

– Text Filters: Lọc dữ liệu dạng Textimage580

Khi di chuyển tới mục này một danh sách xuất hiện bên tay trái bạn có thể chọn:

+ Equals…: Lọc những giá trị bằng… Sau khi nhấp chọn mục này một hộp thoại xuất hiện như hình dưới đây:image582

Bạn nhập giá trị cần tìm ở hộp thoại đầu tiên bên tay trái, giả sử chúng ta muốn tìm nhân viên có họ tên là “Đặng Minh Tuấn”.image584

Cuối cùng nhấp nút Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:image586

Lưu ý: Ngoài việc ngõ trực tiếp giá trị cần lọc bạn cũng có thể nhấp vào ô hình tam giác cuối ô nhập này để chọn tính xác giá trị cần lọc.image588

+ Does not equal…: Lọc những giá trị không bằng… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:image590

Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên bắt đầu là “Nguyễn” bạn thiết lập thông số như sau:image592

Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:image594

+ Begins With…: Lọc dữ liệu bắt đầu với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:

Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên khác “Lê Viết Bằng” bạn thiết lập thông số như sau:image596

Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả trong danh sách không còn Nguyễn Mạnh Hùng như hình dưới đây:image598

+ End With…: Lọc dữ liệu kết thúc với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:

Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên kết thúc bằng “Tâm” bạn thiết lập thông số như sau:image600

Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:image602

 

+ Contains…: Lọc dữ liệu chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:image604

Giả sử chúng ta muốn tìm những nhân viên có họ tên chứa từ “Thị” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại này như hình dưới đây:image606

Sau khi nhấp Ok kết quả sẽ được như hình dưới đây:image608

+ Does not contains…: Lọc dữ liệu không chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:image610

Giả sử cần lọc ra những nhân viên có tên không chứa từ “Văn” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại như sau:image612

Kết quả cuối cùng như hình dưới đây:image614

+ Custom Filter…: Tùy biến điều kiện lọc. Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:image613

Thực chất tất cả các lựa chọn trên đều nằm trong hai hộp chọn đầu tiền bên tay trái.image616

Đây còn gọi là các điều kiện lọc, tuy nhiên với những gì đã hướng dẫn mỗi lần lọc chúng ta chỉ có thể lấy dữ liệu ra với một điều kiện (bằng, không bằng, chứa, không chứa,…). Trong phần này chúng ta sẽ học cách lọc dữ liệu với hai điều kiện kết hợp nhau giả sử như tên chứa từ “Thị” và kết thúc bằng “Thanh”, hay tên không chưa từ “Tâm” hoặc chứa từ “Tiến”. Để làm được điều này chúng ta quy lại với của sổ Custom AutoFilter và thiết lập như hình dưới đây:

Giả sử chúng ta lọc những nhân viên có họ là “Nguyễn” nhưng tên khác “Lâm”.image618

Trong hai mục And và Or bạn tích chọn And vì đây là hai điều kiện sảy ra đồng thời. Kết quả cuối cùng sẽ như hình dưới đây:image620

– Trong phần tiếp theo: Microsoft Excel 2013 cung cấp cho chúng ta các tùy chọn khác.image622

Đầu tiên là hộp nhập tìm kiếm bạn có thể gõ giá trị cần tìm kiếm tại đây để thu gọn điều kiện loc. Sau đó tích chọn các kết quả cần lọc.image624

Hoặc có thể nhấp chọn (Select All) để chọn tất cả. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.

Lọc nâng cao Advanced Filter

Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn.

Nguồn: Sưu tầm

Share.

About Author

Leave A Reply