Bài 3: Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

0

I. THIẾT LẬP QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

1/ Tại sao phải phân chia một cơ sở dữ liệu thành nhiều bảng:

Việc tách CSDL thành nhiều bảng giải quyết được 3 vấn đề :

  • Tránh việc dư thừa dữ liệu khi cài đặt trên một bảng.
  • Kích thước của một bảng có thể rất lớn. Nên việc sắp xếp, tìm kiếm và quản lí khó hơn so với việc thực hiện trên nhiều bảng nhỏ.
  • Có thể bảo mật được DL bằng thiết kế trên nhiều bảng.

2/ Các kiểu quan hệ của 2 bảng.

  • Một CSDL được tách thành nhiều bảng thì thông tin trên từng bảng là không đầy đủ. Vậy để có thông tin đầy đủ ta phải ghép các bảng lại với nhau. Muốn làm được điều này thì các bảng đó phải quan hệ với nhau thông qua một trường nào đó.
  • Với một CSDL có các bảng quan hệ với nhau gọi là CSDL quan hệ.
  • Các kiểu quan hệ: Giả sử xét quan hệ giữa hai bảng A – B ta có các kiểu quan hệ sau:

+ Quan hệ 1-1: là quan hệ mà một bản ghi của bảng A quan hệ duy nhất với một bản ghi của bảng B và ngược lại.

+ Quan hệ 1-nhiều: là quan hệ một bản ghi của bảng A quan hệ với nhiều bản ghi của bảng B.

+ Quan hệ nhiều-nhiều: là quan hệ nhiều bản ghi của bảng A quan hệ với nhiều bản ghi của bảng B.

Trên thực tế người ta thường sử dụng quan hệ loại 1-11- nhiều. Nếu là quan hệ nhiều-nhiều cần phải tách thành hai quan hệ 1-nhiều.

3/ Cách thiết lập quan hệ giữa các bảng.

3.1/ Cách thiết lập quan hệ giữa các bảng:

  • B1: Tạo trường khoá ở các bảng nếu cần.
  • B2: Thực hiện một trong hai cách sau:

+ C1:  Từ Tools chọn RelationShips.

+ C2: Chọn biểu tượng RelationShips.

  • B3: Kéo thả chuột trên 2 trường cần đặt kết nối.
  • B4: Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ quan hệ lại.

3.2/ Sửa hoặc xoá mối quan hệ :

  • Sửa quan hệ:

+ C1: Chọn Relation Ships vào Edit RelationShips.

+ C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ rồi chọn Edit \ RelationShips.

  • Xoá mối quan hệ : kích phải chuột lên mối quan hệ rồi chọn Delete.

II/ ĐỊNH DẠNG BẢNG DỮ LIỆU.

1/ Định dạng phông chữ.

Để định dạng phông chữ :

  • B1: Mở bảng ở chế độ Data SheetView hoặc chế độ Open.
  • B2: Thực hiện:

+ C1: Từ Format chọn Font.

+ C2: Chọn biểu tượng Font.

2/ Đặt các tính chất khác cho bảng.

Khi mở bảng ở chế độ Data SheetView.

  • Để thay đổi độ cao của hàng: Từ Format \ Row Height.
  • Để thay đổi độ rộng của cột: Từ Format \ Column Width.
  • Để cố định vị trí cột: từ Format \ Freeze columns
  • Để ẩn cột: Từ Format \ Hide column.
  • Để hiện cột : Từ Format \ Unhide column.

III/ TÌM KIẾM, LỌC VÀ SẮP XẾP DỮ LIỆU.

1/ Tìm kiếm và thay thế:

Để tìm kiếm và thay thế, mở bảng chọn chế độ Open.

  • Tìm kiếm : Edit \ Find.
  • Thay thế: Edit \ Replace.

2/ Lọc dữ liệu trong bảng

Lọc dữ liệu là việc chỉ làm xuất hiện những bản ghi thoả mãn điều kịên nào đó.

2.1/ Sử dụng lọc Filter by selection

–  Chức năng : Dùng để lọc các bản ghi thoả mãn giá trị đã được lựa chọn trong bảng DL. Tại một thời điểm chỉ lọc bản ghi thoả mãn một điều kiện.

–  Cách lọc : Mở bảng ở chế độ Open, chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu.

+ C1: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc chọn Filter by Selection.

+ C2: Records \ Filter \ Filter by Selection.

+ C3 : Chọn biểu tượng Filter by Selection.

  • Để chọn những giá trị khác với những giá trị được chọn: Chọn Records \ Filter \ Filter Exceluding selection.
  • Để bỏ lọc ta chọn:

+ C1: Chọn biểu tượng Remove Filter.

+ C2: Kích phải chuột chọn Remove Filter.

+ C3: Từ  Records \ Remove Filter.

2.2/ Sử dụng lọc Filter By Form.

  • Chức năng: Lọc những bản ghi thoả mãn nhiều giá trị mà ta lựa chọn trên nhiều cột.
  • Cách lọc :
  • Mở bảng ở chế độ Open
  • Vào Records \ Filter \ Filter by Form
  • Chọn giá trị cần lọc trên từng cột của bảng.

3/ Sắp xếp dữ liệu :

3.1/ Sắp xếp dữ liệu :

  • Mở bảng ở chế độ Open .
  • Chọn cột cần sắp xếp :
  • Tăng dần : Records \ Sort \ Ascending.
  • Giảm dần: Records \ Sort \ Descending.

3.2/ Sắp xếp và lọc cấp cao.

  • Mở bảng ở chế độ Open
  • Vào Records \ Filter \ Advanced Filter \ Sort. Xuất hiện cửa sổ Filter:
  • Filter: Chọn trường đặt điều kiện hoặc sắp xếp.
  • Sort: Chọn kiểu sắp xếp.
  • Criteria: Nhập điều kiện lọc.
  • Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

* Chú ý:

  • Nếu điều kiện lọc nằm trên cùng một hàng thì đây là toán tử logic and. Mỗi một điều kiện nằm trên từng hàng khác nhau thì đây là logic or.
  • Trường nếu đặt trong phần điều kiện phải đặt trong dấu [ ]

Tại phần điều kiện, có thể sử dụng các hàm công thức toán tử số học, logic, so sánh.

IV / CÁC VẤN ĐỀ KHÁC VỀ BẢNG.

1/ Sao chép bảng:

  • Chọn bảng cần sao chép.
  • Từ Edit \ Copy.
  • Edit \ Paste.

Khi có hộp thoại Paste Table hiện ra . Trên hộp thoại có 4 thành phần:

  • Append data to existing table: Ghép vào cuối bảng dữ liệu khác (Hai bảng phải có cùng khối cấu trúc)
  • Structure and data: Sao chép cả cấu trúc và dữ liệu bảng.
  • Structure only: Chỉ sao chép cấu trúc bảng.
  • Table name: Nhập vào tên bảng.

2/ Nhập một bảng từ một CSDL khác:

  • B1: Mở CSDL cần nhập bảng
  • B2: Thực hiện một trong các cách:

+ C1: Vào File \ Get external Data \ Import.

+ C2: Kích phải chuột chọn Import.

Khi đó đưa ra cửa sổ Import:

  • Look in : Tìm bảng cần nhập.
  • File name: Gõ tên bảng.
  • File of type: Chọn kiểu trường cần nhập.
  • Các kiểu bảng thường nhập : *.Mdb, *.Dbf, *.Xls.

3/ Xuất một bảng từ Access ra môi trường khác

  • Mở CSDL và chọn bảng cần xuất.

+ C1: Từ File\ Export.

+ C2: Kích phải chuột chọn Export trên bảng cần xuất.

Xuất hiện hộp thoại Export Table:

  • Các kiểu bảng thường nhập : * Mdb, * Html, * Dbf, * Xls.
  • Save as type: Chọn kiểu bảng cần xuất.
  • File Name: Nhập tên bảng cần xuất.
  • Save in: Nơi chọn thư mục cần lưu trữ (xuất).

4/ Xoá bảng

Chọn bảng cần xoá

+ C1: Edit\  Delete

+ C2: Nhấn Delete

+ C3: Kích phải chuột chọn Delete.

5/ Đổi tên bảng

  • B1: Chon bảng cần đổi tên.
  • B2:

+ C1: Edit \ Rename.

+ C2: Kích phải chuột chọn Rename.

6/ Bảo mật và nén DL

6.1/ Bảo mật DL.

  • Mở CSDL ở chế độ Open Exclusive
  • Tools/ Security \ Set Database Password.

6.2/ Nén CSDL.

  • Mở CSDL cần nén.
  • Tools/ Database Utilities \ Compact and Repair Database.
Share.

About Author

Leave A Reply