Bài 1: Làm quen với MS Access

0

I/ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1/ Cở sở dữ liệu và Access

– Thế nào là một cơ sở dữ liệu (Database)

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống thông tin thông thường là các tệp và bảng biểu có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu đặt ra.

Để mô tả, xử lý, quản lý và làm việc được với CSDL trên máy tính

– Phần mềm Micosoft Access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan nằm trong bộ Microsoft Office. Với Access, bạn có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu của người sử dụng. Các thao tác trong Access tương tự như trong Word, Excel … ,

Ngoài ra, bạn có thể lập trình trong Access sử dụng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Access) nhất là có thể xây dựng nên các phần mềm quản lý vừa và nhỏ

2/ Cấu trúc của một CSDL trong Access: Gồm 7 thành phần

2.1  Table (bảng)

Bảng là một đối tượng lưu trữ dữ liệu dưới dạng cột và hàng.

Cột (trường – Field): là một thành phần của một cá thể.

Hàng(bản ghi – Record): là một thông tin chi tiết của một cá thể.

2.2 Queries (truy vấn)

Là một vấn tin có khả năng trích rút thông tin từ một hoặc nhiều bảng (các bảng phải có quan hệ với nhau) nhằm đưa ra một bảng chứa đầy đủ thông tin thoả mãn yêu cầu đặt ra.

2.3 Forms (mẫu biểu)

Là đối tượng được thiết kế để hiển thị hoặc cập nhật dữ liệu.

2.4 Report (báo cáo)

Là một giao diện đặc biệt được thiết kế để qui định các tính toán và tổng hợp dữ liệu đưa ra máy in .

2.5 Pages (trang)

Một giao diện đặc biệt có khả năng tính toán và tổng hợp dữ liệu, kết xuất thành một trang có phần mở rộng là .htm.

2.6 Macro(tự động hoá)

Là một đoạn chương trình, gồm một dãy các hành động dùng để tự động hoá các thao tác và tổ chức giao diện chương trình.

2.7_Module.

Là đối tượng (thư viện chương trình) dùng để xây dựng các hàm, thủ tục có thể thực hiện được trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các điều khiển.

II/ KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS

1/ Cách khởi động Access.

Thực hiện theo một trong các cách sau:

C1: Vào Start \ Programs \ Microsoft Access

C2: Kích đúp biểu tượng Access trên màn hình Desktop (biểu tượng chìa khoá )

Trên màn hình Access vừa mở ta có các lựa chọn:

Open a file : Các CSDL vừa mở gần đây nhất

New: Tạo mới một CSDL (Blank Database).

New from Existing File: Cho phép mở các CSDL đã có

New from template: Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu có sẵn của Access.

2/ Thoát khỏi Access:

Một số cách thoát:

C1: File \ Exit

C2:Alt + F4

C3: Kích chọn biểu tượng close (x)

3/ Màn hình của Access

b11

** Ghi chú:

Một số thanh : thanh tiêu đề (Title bar),Thanh thực đơn lệnh (Menu bar), thanh công cụ chuẩn (View\Toolbar\ Standard)

Cửa sổ Database, thanh Object và các thành phần của một CSDL

III/ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI CSDL ACCESS

1/ Tạo mới cơ sở dữ liệu.

B1: Để tạo mới một CSDL ta thực hiện một trong các cách sau:

– C1: File \ New

– C2: Chọn biểu tượng New

– C3: Nhấn tổ hợp phím CTRL+N.

B2: Chọn Blank Database

Xuất hiện hộp  thoại

–   Save in: Chọn thư  mục cần lưu CSDL trên đĩa.

  • File name: Nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu.
  • Chọn Create.

Mỗi CSDL trong Acces được lưu với 1 tập tin có đuôi *. Mdb.

2/ Mở một CSDL đã có:

B1: Thực hiện một trong các cách sau:

  • C1: File \ Open
  • C2: Chọn biểu tượng Open trên thanh công cụ
  • C3: CTRL + O

B2: Xuất hiện hộp thoại

  • Look in: Chọn Thư mục chứa CSDL cần mở.
  • Nếu thấy tập tin CSDL cần mở ở khung dưới thì kích đúp để mở

(Hoặc kích chọn CSDL \ Open.)

  • File name: gõ tên CSDL (Nếu muốn)

3/ Đóng một CSDL

Thực hiện một trong các cách:

C1: File \ Close

C2: CTRL + W

Share.

About Author

Leave A Reply